Как написать пояснение в налоговую по поводу опоздания платежа на 1 день по земельному налогу?

Здравствуйте! Помогите пожалуйста написать пояснение в налоговую: Мы бюджетная организация сдали земельную деклорацию вовремя. Проходит время звонят нам из налоговой и говорят что мы снизили налоговую ставку, отправили ошибочно по старой ставке, сразу была сделана уточненка и отправка платежа в этот же день на недостающую сумму, но платеж пришел на следующий день, т.к. казначейство проводит платежи не очень быстро. Ведь по закону мы должны сначало оплатить а после сдавать уточненку, а получилось наоборот с задержкой на 1 день. Я уже сломала всю голову как грамотно и правильно им написать пояснение, ведь штраф 20% от неуплаченной суммы, а это очень много.